KI-Zentrum NRW Bestellungen und Einkaufsunterlagen automatisch prüfen und vorbereiten.
Der Workflow erkennt Positionen, Mengen, Termine und Konditionen, gleicht sie mit Stamm- oder Vorgangsdaten ab und bereitet ERP-Erfassung, Freigabe oder gezielte Rückfrage vor.
Briefing für Design und Fotografie:
- Hauptmotiv: Bestell-PDF mit mehreren Positionen, daneben strukturierter Vergleich gegen Artikelstamm, Preis und Liefertermin.
- Abweichung: eine Position wird wegen unbekannter Artikelnummer oder Preisabweichung sichtbar zur Prüfung markiert.
- Zielsystem: rechts kein Fantasie-ERP, sondern eine neutrale, realistisch beschriftete Übergabeansicht „ERP-Auftrag vorbereiten".
Der Auftrag beginnt häufig außerhalb des ERP.
Kunden senden Bestellungen als PDF, Excel, E-Mail-Text oder über Portale. Lieferanten schicken Auftragsbestätigungen mit eigenen Artikeln, Terminen und Konditionen. Mitarbeitende lesen Positionen, suchen Zuordnungen, prüfen Preise und übertragen Daten. Genau hier entstehen Wartezeit, Rückfragen und vermeidbare Erfassungsfehler.
Zwei typische Prozessrichtungen
Vom Kundenauftrag ins ERP
Bestelldaten erkennen, Kunden und Artikel zuordnen, Preise und Termine prüfen, fehlende Angaben markieren und einen vollständigen ERP-Vorgang zur Freigabe vorbereiten.
Von der Auftragsbestätigung zum Einkaufsabgleich
Lieferantenbestätigung auslesen, mit Bestellung vergleichen, Mengen-, Preis- und Terminabweichungen erkennen und nur die relevanten Fälle an den Einkauf übergeben.
Beispiel: Kundenbestellung verarbeiten
- Bestellung und Begleitmail gehen ein.
- Dokumenttyp, Kunde, Bestellnummer und Positionen werden erkannt.
- Kundenartikel werden auf interne Artikelnummern abgebildet.
- Mengen, Einheiten, Preise, Lieferadresse und Termin werden geprüft.
- Fehlende oder abweichende Angaben erscheinen in einer Prüfansicht.
- Nach Freigabe wird der Auftrag über die vorgesehene Schnittstelle oder Importlogik übergeben.
- Bestätigung oder Rückfrage wird mit den geprüften Daten vorbereitet.
Mögliche Prüfungen
| Prüffeld | Mögliche Logik | Aktion bei Abweichung |
|---|---|---|
| Kunde / Lieferant | Stamm- und Adressabgleich | Zuordnung vorschlagen oder klären |
| Artikel | Interne Nummer, Kunden- oder Lieferantenartikel | Mapping anwenden oder Prüfung |
| Menge / Einheit | Zulässige Einheit, Verpackung, Mindestmenge | Umrechnung oder Hinweis |
| Preis | Preislisten, Angebote, Toleranzen | Freigabe oder Rückfrage |
| Termin | Kapazität, Kalender, Beschaffungszeit | Prüfung durch Fachrolle |
| Lieferadresse | Bekannte Adresse, Werk, Baustelle | Abgleich oder Ergänzung |
| Zahlung / Incoterms | Vereinbarte Konditionen | Abweichung markieren |
| Dokumentenbezug | Angebot, Bestellung, Rahmenvertrag | Vorgang verknüpfen |
Ein erkannter Wert ist noch kein freigegebener Auftrag. Die Automatisierung muss zwischen „erkannt", „fachlich geprüft" und „zur Übergabe freigegeben" unterscheiden.
Welche Systeme beteiligt sein können
- ERP für Kunde, Lieferant, Artikel, Preis, Auftrag oder Bestellung.
- CRM für Anfrage, Angebot und Ansprechpartner.
- DMS oder SharePoint für Originaldokumente und Nachweise.
- E-Mail für Eingang, Rückfrage und Bestätigung.
- Produktions- oder Planungssystem für Termin- und Kapazitätsinformationen.
- Zwischenanwendung für Prüfung, Korrektur und Freigabe.
Was für einen Pilot benötigt wird
- Reale Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Angebote mit typischen Varianten.
- Zielbild des ERP-Vorgangs und bekannte Import- oder API-Möglichkeiten.
- Relevante Stamm-, Preis- und Mappingdaten.
- Toleranzen und Regeln für automatische beziehungsweise manuelle Behandlung.
- Verantwortliche aus Fachbereich und IT.
- Eine abgegrenzte Produktgruppe, ein Kunde, ein Lieferant oder ein Dokumenttyp als sinnvoller Start.
Woran der Nutzen gemessen werden kann
| Kennzahl | Messidee |
|---|---|
| Erfassungsaufwand | Aktive Zeit je Auftrag oder Bestätigung |
| Durchlaufzeit | Eingang bis vollständiger geprüfter Vorgang |
| Fehlende Angaben | Rückfragen je Dokument |
| Abweichungen | Erkannte Preis-, Mengen- oder Terminabweichungen |
| Korrekturen | Änderungen nach ERP-Übergabe |
| Bearbeitbare Menge | Vorgänge pro Zeitraum bei gleichem Team |
Der Ablauf im Überblick
Häufige Fragen
Das hängt von Version, Modulen, vorhandenen APIs, Importwegen und internen Richtlinien ab. Wir prüfen gemeinsam mit Ihrer IT, ob eine direkte Übergabe, ein Standardimport oder eine kontrollierte Prüfanwendung der bessere Weg ist.
Bekannte Zuordnungen können aus einer Mappingtabelle oder aus Stammdaten übernommen werden. Unbekannte oder mehrdeutige Artikel werden mit Dokumentausschnitt und Vorschlägen zur fachlichen Zuordnung vorgelegt.
Nur wenn dafür eine belastbare, freigegebene Logik und aktuelle Datenbasis existiert. Häufig bereitet der Workflow die relevanten Informationen vor, während die endgültige Zusage im Fachbereich bleibt.
Ja, wenn der einzelne Vorgang komplex, fehlerkritisch oder zeitlich relevant ist. Wirtschaftlichkeit wird nicht nur über Stückzahl, sondern über Aufwand, Risiko und Prozesswirkung bewertet.
Welcher Auftrag wird heute noch manuell aus einem Dokument übertragen?
Beschreiben Sie Dokumenttyp, Prüfungen und Zielsystem. Wir grenzen einen realistischen Pilot ab.
Fachliche Prüfung durch einen Menschen, keine automatische Standardauswertung.
