KI-Zentrum NRW Vom manuellen Ablauf zum produktiven KI-Workflow.
Wir starten mit Ihrem tatsächlichen Prozess, prüfen Daten und Systemwege, bauen einen abgegrenzten Pilot und führen nur das in den Betrieb, was fachlich getestet, technisch beherrschbar und wirtschaftlich sinnvoll ist.
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01
Prozess-Check
Sie beschreiben Eingang, Arbeitsschritte, Zielsystem, Häufigkeit und bekannte Probleme. Wir geben eine erste fachliche Einschätzung: grundsätzlich geeignet, zunächst genauer zu analysieren oder aktuell nicht der richtige Ansatz.
ErgebnisEin klarer nächster Schritt und eine erste Abgrenzung, ohne bereits ein umfassendes Projekt zu versprechen. -
02
Prozess- und Potenzialanalyse
Gemeinsam mit Fachbereich und – soweit notwendig – IT nehmen wir den Ist-Ablauf auf. Wir erfassen Varianten, Ausnahmen, Datenquellen, Regeln, Zeiten und Fehlerfolgen. Daraus entsteht ein Zielbild mit Nutzenannahme, Risiken und Pilotumfang.
ErgebnisProzessbild, priorisierte Automatisierungsschritte, Daten- und Systemübersicht, Messgrößen und Entscheidungsvorlage. -
03
Architektur und Pilotdesign
Wir legen fest, welche Komponenten Regeln, OCR, Sprachmodelle oder klassische Automatisierung übernehmen. Ebenso wichtig sind Berechtigungen, Speicherorte, Protokollierung, Prüfansicht und Eskalationswege.
ErgebnisTechnisches und fachliches Pilotkonzept mit Testfällen, Rollen und Abnahmekriterien. -
04
Pilot mit realen Beispielen
Der abgegrenzte Workflow wird mit repräsentativen Dokumenten, E-Mails oder Vorgängen umgesetzt. Er arbeitet zunächst in einer Testumgebung oder mit kontrollierter Übergabe, sodass Ergebnisse geprüft und Fehlerbilder verstanden werden können.
ErgebnisFunktionsfähiger Demonstrator oder Pilot, dokumentierte Testergebnisse und eine belastbare Entscheidung über den nächsten Ausbau. -
05
Fachliche Abnahme und Absicherung
Fachverantwortliche testen Normalfälle, Sonderfälle und bewusst schwierige Beispiele. Schwellenwerte, Regeln und Prüfansichten werden angepasst. Datenschutz, IT-Sicherheit und gegebenenfalls Arbeitnehmervertretung werden entsprechend des Einsatzes einbezogen.
ErgebnisFreigegebener Funktionsumfang, bekannte Grenzen, Betriebs- und Eskalationsregeln. -
06
Integration und Einführung
Der Workflow wird an die vereinbarten Systeme angebunden. Nutzer erhalten Rollen, Einweisung und klare Handlungsregeln. Für den Start können automatische Aktionen bewusst begrenzt und schrittweise erweitert werden.
ErgebnisProduktiver Ablauf mit definierten Verantwortlichen, Monitoring und Supportweg. -
07
Messen, betreiben und erweitern
Nach dem Start werden Qualität, Ausnahmen, Bearbeitungszeit und technische Stabilität beobachtet. Korrekturen und neue Varianten fließen kontrolliert ein. Weitere Prozesse werden erst ergänzt, wenn der bestehende Ablauf beherrscht wird.
ErgebnisNachvollziehbarer Nutzen und ein skalierbarer statt unkontrolliert wachsender Automationsbestand.
Entscheidungstore statt Automatismus
| Tor | Leitfrage | Mögliche Entscheidung |
|---|---|---|
| Nach Prozess-Check | Ist das Problem klar und grundsätzlich geeignet? | Analyse, anderer Ansatz oder Stopp |
| Nach Analyse | Sind Nutzen, Daten, Regeln und Pilotumfang belastbar? | Pilot freigeben oder neu abgrenzen |
| Nach Pilot | Erfüllt die Lösung fachliche und technische Kriterien? | Integration, Nacharbeit oder Stopp |
| Vor Produktivstart | Sind Rollen, Sicherheit, Tests und Betrieb geklärt? | Go-live oder begrenzter Testbetrieb |
| Nach Einführung | Zeigt sich der erwartete Nutzen? | Ausbauen, optimieren oder zurücknehmen |
Wer auf Kundenseite beteiligt sein sollte
| Rolle | Beitrag |
|---|---|
| Prozessverantwortlicher | Regeln, Varianten, Prioritäten und Abnahme |
| Key User | Reale Fälle, Tests und Alltagstauglichkeit |
| IT / Systemverantwortlicher | Zugänge, Architektur, Sicherheit und Betrieb |
| Datenschutz / Informationssicherheit | Bewertung entsprechend Daten und Einsatz |
| Entscheider | Ziel, Budget, Priorität und Eskalation |
| Betriebsrat / Mitarbeitervertretung | Einbindung, wenn Überwachung oder Beschäftigtendaten berührt sein können |
Was Sie von uns erwarten können
- Klare Abgrenzung statt unbegrenzter Zukunftsvision.
- Sichtbare Annahmen, Risiken und offene Punkte.
- Kombination aus Prozess-, Fach- und technischer Perspektive.
- Dokumentierte Testfälle und nachvollziehbare Freigaben.
- Einbindung vorhandener Systeme statt unnötiger Insellösungen.
- Ehrliche Empfehlung, wenn ein Prozess zuerst organisatorisch gelöst werden sollte.
Häufige Fragen
Das hängt von Varianten, Datenqualität, Schnittstellen, Sicherheitsanforderungen und Pilotumfang ab. Deshalb wird die Dauer erst nach einer klaren Abgrenzung verbindlich geplant. Ein bewusst kleiner Pilot ist schneller entscheidbar als ein abteilungsübergreifendes Gesamtprogramm.
Der Fachbereich muss den Prozess vertreten. IT sollte spätestens dann einbezogen werden, wenn Daten, Berechtigungen, Schnittstellen oder Betrieb berührt sind. Frühe Abstimmung verhindert einen funktionierenden Demonstrator ohne produktiven Weg.
Ein Pilot ist auch eine Entscheidungshilfe. Werden Kriterien nicht erreicht, werden Ursache und Alternativen dokumentiert. Es gibt keinen Zwang zum Rollout.
Betriebsmodell, Monitoring, Support und Weiterentwicklung können Bestandteil der Umsetzung sein. Verantwortlichkeiten werden passend zur kundenseitigen IT und eingesetzten Architektur vereinbart.
Der erste Schritt ist kein Großprojekt.
Beschreiben Sie einen konkreten Ablauf. Wir prüfen, ob eine Analyse sinnvoll ist und wer dafür beteiligt sein sollte.
Fachliche Prüfung durch einen Menschen, keine automatische Standardauswertung.
