KI-Zentrum NRW KI-Prozessautomatisierung, die in Ihren Betrieb passt.
Wir verbinden KI, Automatisierung und Ihre vorhandenen Systeme zu einem kontrollierten Ablauf. Der Workflow verarbeitet Informationen, prüft Regeln, löst Folgeschritte aus und übergibt Ausnahmen an die richtige Person.
Automatisierung beginnt nicht mit einem Tool.
Ein Sprachmodell kann einen Text zusammenfassen. Eine OCR kann Felder erkennen. Ein Automations- werkzeug kann Daten weiterleiten. Erst wenn Eingang, fachliche Prüfung, Zielsystem, Ausnahme und Verantwortung zusammengedacht werden, entsteht ein betrieblicher Prozess.
Deshalb starten wir nicht mit „Welche KI möchten Sie einsetzen?“, sondern mit fünf Fragen: Was kommt hinein? Was muss verstanden werden? Was wird geprüft? Wo muss das Ergebnis hin? Wann muss ein Mensch übernehmen?
Die fünf Bausteine eines belastbaren Workflows
- 01
Mail Eingang
Der Prozess startet durch eine E-Mail, ein Dokument, einen Datei-Upload, einen Datensatz, einen Anruf oder ein Ereignis in einem bestehenden System.
- 02
Erkennen und Strukturieren
Relevante Angaben werden aus Texten, Tabellen, Bildern oder Dokumenten extrahiert, normalisiert und einem definierten Schema zugeordnet.
- 03
Fachlich prüfen
Der Workflow gleicht Informationen mit Regeln, Pflichtfeldern, Kunden-, Artikel- oder Auftragsdaten ab. Er erkennt Abweichungen, fehlende Angaben und widersprüchliche Informationen.
- 04
Aktion auslösen
Je nach Ergebnis wird ein Datensatz vorbereitet, eine Aufgabe erstellt, eine Antwort formuliert, ein Dokument abgelegt oder ein vorhandener Vorgang ergänzt.
- 05
Ausnahme und Kontrolle
Unsichere, sensible oder ungewöhnliche Fälle werden mit Kontext an eine definierte Rolle übergeben. Entscheidungen bleiben nachvollziehbar und können protokolliert werden.
Wo KI sinnvoll ist – und wo klassische Logik besser bleibt
| Aufgabe | Geeignete Methode |
|---|---|
| Freie Texte und unterschiedliche Formulierungen verstehen | Sprachmodell / Klassifikation |
| Felder aus variablen Dokumenten erkennen | OCR und Dokumenten-KI |
| Feste Pflichtfelder und Grenzwerte prüfen | Regelwerk |
| Stammdaten und vorhandene Vorgänge abgleichen | API, Datenbank oder definierter Export |
| Wiederkehrende Folgeaktionen auslösen | Workflow-Automatisierung |
| Sensible oder unklare Entscheidung | Menschliche Freigabe |
Ein Workflow darf mehrere Methoden kombinieren. KI wird nur dort eingesetzt, wo sie gegenüber festen Regeln einen echten Vorteil hat. Das verbessert Nachvollziehbarkeit, Kosten und Stabilität.
Unsere fünf Lösungsfelder
E-Mail & Anfragen
Für Postfächer, in denen Anliegen erkannt, priorisiert, ergänzt und an Vertrieb, Service, Einkauf oder andere Teams verteilt werden müssen.
Dokumente & Daten
Für PDFs, Formulare, Excel-Dateien, Bilder und technische Unterlagen, aus denen Informationen strukturiert und geprüft werden sollen.
Auftrag & Einkauf
Für Bestellungen, Angebote, Auftragsbestätigungen und Einkaufsunterlagen, die mit Stammdaten, Preisen und Regeln abgeglichen werden.
Service & Telefon
Für Gespräche, Tickets und Serviceanliegen, die aufgenommen, zusammengefasst, zugeordnet und im vorhandenen System dokumentiert werden.
Produktion & Technik
Für technische Informationen, Produktionsunterlagen, Zeichnungen oder Meldungen, die erkannt und für Planung oder Bearbeitung nutzbar gemacht werden.
Integration in Ihre vorhandene Systemlandschaft
Wir arbeiten nicht mit der Annahme, dass jedes System eine perfekte API bereitstellt. Zu Beginn wird gemeinsam mit Ihrer IT geklärt, welche Übergabe technisch möglich, sicher und wartbar ist.
| Integrationsweg | Wann er sinnvoll sein kann |
|---|---|
| REST- oder andere API | Wenn das Zielsystem definierte Schreib- und Lesefunktionen bereitstellt |
| Datenbankzugriff | Bei kontrolliertem, freigegebenem Zugriff und klarer Datenverantwortung |
| Dateiimport / Export | Wenn ERP oder Fachsystem standardisierte Formate verarbeitet |
| E-Mail oder überwachte Ablage | Für einfache, kontrollierte Übergaben ohne direkte Schnittstelle |
| RPA / Bedienautomatisierung | Nur wenn keine bessere Integration möglich ist und Stabilität beherrscht wird |
| Zwischenanwendung | Wenn Daten vor der finalen Übergabe geprüft oder ergänzt werden müssen |
Sicherheit und Kontrolle werden vor dem Pilot geplant
- Welche Daten dürfen verarbeitet werden und wo liegen sie?
- Welche Nutzer und Systeme erhalten welche Berechtigungen?
- Welche Ergebnisse dürfen automatisch weiterlaufen?
- Welche Felder oder Fälle benötigen eine Freigabe?
- Welche Vorgänge und Entscheidungen werden protokolliert?
- Wie werden Tests, Änderungen und Fehlerbehandlung organisiert?
- Wer ist nach der Einführung fachlich und technisch verantwortlich?
Von der Idee zum produktiven Ablauf
- Prozess und Engpass aufnehmen.
- Nutzen, Varianten und Daten prüfen.
- Zielbild und Kontrollpunkte festlegen.
- Pilot mit realen Beispielen entwickeln.
- Ergebnisse testen und fachlich abnehmen.
- Systeme anbinden und Betrieb organisieren.
- Kennzahlen überwachen und Workflow ausbauen.
Häufige Fragen zur KI-Prozessautomatisierung
Nein. RPA imitiert häufig Bedienhandlungen in einer Benutzeroberfläche. KI-Prozessautomatisierung kann zusätzlich unstrukturierte Inhalte verstehen und Entscheidungen vorbereiten. RPA kann ein Baustein sein, wird aber nicht eingesetzt, wenn eine stabile Schnittstelle oder ein Standardimport besser geeignet ist.
Nicht zwingend. Die passende Architektur hängt von Daten, Systemen, Sicherheitsanforderungen und den eingesetzten Modellen ab. Cloud-, private oder hybride Varianten werden anhand des konkreten Prozesses entschieden.
Nicht nur das Volumen ist entscheidend. Auch hohe Fehlerkosten, lange Wartezeiten, kritische Reaktionszeiten oder schwer verfügbare Fachkompetenz können einen kleinen, aber wichtigen Prozess relevant machen.
Ja. Der erste Pilot sollte bewusst abgegrenzt sein. Datenmodell, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten werden jedoch so geplant, dass Varianten, zusätzliche Dokumenttypen oder weitere Systeme kontrolliert ergänzt werden können.
Lassen Sie uns nicht über KI im Allgemeinen sprechen.
Zeigen Sie uns einen Vorgang, den Ihr Team heute wiederholt von Hand bearbeitet. Daraus lässt sich belastbar ableiten, ob und wie ein KI-Workflow helfen kann.
Fachliche Prüfung durch einen Menschen, keine automatische Standardauswertung.
