KI-Zentrum NRW Finden Sie nicht hundert KI-Ideen. Finden Sie den richtigen ersten Prozess.
In der KI-Potenzialanalyse machen wir manuelle Arbeit sichtbar, bewerten Prozesse nach Nutzen, Machbarkeit und Risiko und definieren einen belastbaren Pilot – mit Fachbereich, IT und klaren Kennzahlen.
Briefing für Design und Fotografie:
- Hauptmotiv: echte Prozesslandkarte mit markierten Medienbrüchen und Priorisierungsmatrix. Ein Berater arbeitet mit zwei Kundenteilnehmenden.
- Ergebnis sichtbar: Ausschnitt einer Entscheidungsmatrix mit den Achsen „Wirkung" und „Umsetzbarkeit", ohne vertrauliche Kundendaten.
- Keine Workshop-Post-its als Selbstzweck: jeder sichtbare Zettel gehört zu Prozess, System, Regel oder Kennzahl.
Warum viele KI-Workshops zu wenig verändern
Eine Sammlung kreativer Anwendungsfälle erzeugt kurzfristig Energie, aber selten eine Investitionsentscheidung. Ohne Ist-Prozess, Daten, Regeln, Systemwege und Verantwortliche bleiben Ideen abstrakt. Die Potenzialanalyse verbindet deshalb strategische Priorisierung mit einem konkreten Umsetzungsweg.
Für wen die Analyse sinnvoll ist
- Die Geschäftsführung möchte KI praktisch einführen, aber nicht mit einem beliebigen Tool beginnen.
- Mehrere Abteilungen nennen mögliche Anwendungen und benötigen Priorisierung.
- Ein konkreter Prozess ist bekannt, Nutzen und Machbarkeit sind aber noch unklar.
- ERP-, CRM- oder DMS-Projekte haben Medienbrüche nicht vollständig gelöst.
- Vor einer Investition sollen Daten, Risiken, Integration und mögliche Förderung geklärt werden.
Wer teilnehmen sollte
- Ein Entscheider mit Ziel- und Prioritätsverantwortung.
- Prozessverantwortliche der betrachteten Bereiche.
- Mindestens ein Key User, der den tatsächlichen Ablauf kennt.
- IT oder Systemverantwortliche, sobald Daten und Integration relevant sind.
- Bei Bedarf Datenschutz, Informationssicherheit oder Mitarbeitervertretung.
Leistungsumfang
- Vorbereitung: Ziele, Beteiligte, vorhandene Unterlagen und relevante Prozesse abgrenzen.
- Prozessaufnahme: Ist-Abläufe, Medienbrüche, Varianten, Ausnahmen und Zeitaufwand erfassen.
- Daten- und Systemprüfung: Quellen, Zielsysteme, Schnittstellen, Berechtigungen und Datenqualität einordnen.
- Potenzialbewertung: Wirkung, Machbarkeit, Risiko, Veränderungsaufwand und Messbarkeit bewerten.
- Priorisierung: Prozesse in Sofortmaßnahme, Pilotkandidat, späteres Vorhaben oder ungeeignet einordnen.
- Pilotdefinition: Ziel, Umfang, Testfälle, Kennzahlen, Rollen und nächste Entscheidung festlegen.
- Ergebnisgespräch: Entscheidungsvorlage vorstellen und Umsetzungsmöglichkeiten besprechen.
Was Sie anschließend in der Hand haben
| Ergebnis | Inhalt |
|---|---|
| Prozesslandkarte | Ist-Ablauf, Medienbrüche, Systeme und Verantwortlichkeiten |
| Use-Case-Steckbriefe | Problem, Eingang, Prüfung, Ausgang, Varianten und Nutzen |
| Priorisierungsmatrix | Wirkung, Umsetzbarkeit, Risiko und strategische Relevanz |
| Daten- und Systembild | Benötigte Quellen, Zielsysteme und offene technische Punkte |
| Pilotbeschreibung | Abgrenzung, Testfälle, Rollen, Messgrößen und Entscheidungstore |
| Roadmap | Reihenfolge und Abhängigkeiten der nächsten Schritte |
| Förderhinweis | Erste Einordnung, ob eine vertiefte Förderprüfung sinnvoll sein kann |
Bewertungskriterien
| Kriterium | Leitfrage |
|---|---|
| Wiederholung | Wie häufig tritt der Vorgang in vergleichbarer Form auf? |
| Manueller Anteil | Wie viel Lesen, Suchen, Prüfen, Übertragen oder Verteilen ist enthalten? |
| Regelbarkeit | Welche Entscheidungen lassen sich erklären und vertreten? |
| Datenlage | Sind repräsentative Beispiele und notwendige Stammdaten verfügbar? |
| Integration | Wie kann das Ergebnis sicher weiterverarbeitet werden? |
| Fehlerfolge | Was passiert bei einer falschen Erkennung oder Entscheidung? |
| Messbarkeit | Welche Kennzahl kann vor und nach dem Pilot erhoben werden? |
| Akzeptanz | Welche Rollen sind betroffen und wie bleiben sie im Prozess? |
Mögliche Formate
| Format | Geeignet für | Typischer Fokus |
|---|---|---|
| Kompakter Prozess-Workshop | Ein bekannter Prozess | Ist-Ablauf und Pilotabgrenzung |
| Abteilungsanalyse | Ein Team mit mehreren Kandidaten | Priorisierung und Roadmap |
| Unternehmensweite Potenzialanalyse | Mehrere Bereiche und strategische Entscheidung | Portfoliobild, Governance und erste Piloten |
| Technischer Vertiefungstermin | Bekannter Use Case mit Integrationsfragen | Daten, Systemwege, Sicherheit und Betrieb |
Umfang und Aufwand hängen von Bereichen, Prozessanzahl und Beteiligten ab. Wir stimmen beides vor der Beauftragung ab, statt ein Standardpaket auszuweisen, das zu Ihrem Vorhaben nicht passt.
Häufige Fragen
Nein. Die Potenzialanalyse ist ein Entscheidungs- und Umsetzungsformat für konkrete Prozesse. Schulungselemente werden nur soweit eingesetzt, wie sie für gemeinsame Begriffe und belastbare Entscheidungen erforderlich sind.
Nicht zwingend. Es sollten aber reale Prozesse, Probleme und Verantwortliche benennbar sein. Wenn nur allgemeines Interesse besteht, ist ein Praxisabend oder eine Live-Demo der bessere Einstieg.
Die Analyse erstellt Zielbild und Pilotdefinition. Ein Demonstrator oder Pilot ist eine separate, darauf aufbauende Umsetzungsstufe.
Das hängt von Unternehmen, Standort, Programm, Vorhaben und Zeitpunkt ab. Eine individuelle Prüfung muss vor förderschädlichem Projektbeginn erfolgen und ist kein Bestandteil eines pauschalen Förderversprechens.
Welcher Bereich soll zuerst Klarheit bekommen?
Nennen Sie den Engpass, die betroffenen Teams und vorhandenen Systeme. Wir schlagen das passende Analyseformat vor.
Fachliche Prüfung durch einen Menschen, keine automatische Standardauswertung.
