KI-Zentrum NRW Wir automatisieren die Arbeit zwischen E-Mail, Dokument und ERP.
Ihre Systeme sind digital. Trotzdem lesen, übertragen, vergleichen und verteilen Mitarbeitende Informationen jeden Tag von Hand. Wir entwickeln kontrollierte KI-Workflows, die diese Arbeit übernehmen, vorhandene Systeme anbinden und unklare Fälle gezielt an Menschen übergeben.
Für mittelständische Unternehmen mit gewachsenen ERP-, CRM-, DMS- und Microsoft-365-Landschaften.
Was ist KI-Prozessautomatisierung?
KI-Prozessautomatisierung verbindet klassische Automatisierung mit KI-Bausteinen (Sprachmodelle, Texterkennung, Klassifikation), um Übergänge zwischen Systemen zu übernehmen, die bisher manuell bearbeitet wurden – etwa das Auslesen einer E-Mail, den Abgleich mit ERP-Stammdaten und die Übergabe an ein CRM. Anders als starre RPA-Regeln kann der Workflow unstrukturierte Inhalte verstehen; anders als vollautomatisierte KI ohne Kontrolle bleibt jede unklare oder sensible Entscheidung durch einen definierten Mensch-im-Loop-Schritt kontrollierbar.
| Merkmal | Wie das KI-Zentrum NRW es umsetzt |
|---|---|
| Systemintegration | Anbindung an bestehende ERP-, CRM-, DMS- und Microsoft-365-Landschaften statt neuer Insellösung |
| Kontrolle | Unklare oder risikoreiche Fälle werden mit Begründung an eine zuständige Person übergeben |
| Einstieg | Ein einzelner, klar abgegrenzter Prozess als Pilot – keine unternehmensweite KI-Strategie vorab |
| Messung | Kennzahl vor Projektstart festgelegt (Bearbeitungszeit, Durchlaufzeit, Fehlerquote) |
Fünf Prozessfelder, ein gemeinsames Prinzip
E-Mail & Anfragen
Für Postfächer, in denen Anliegen erkannt, priorisiert, ergänzt und an Vertrieb, Service, Einkauf oder andere Teams verteilt werden müssen.
E-Mail-Prozesse ansehenDokumente & Daten
Für PDFs, Formulare, Excel-Dateien, Bilder und technische Unterlagen, aus denen Informationen strukturiert und geprüft werden sollen.
Dokumentenprozesse ansehenAuftrag & Einkauf
Für Bestellungen, Angebote, Auftragsbestätigungen und Einkaufsunterlagen, die mit Stammdaten, Preisen und Regeln abgeglichen werden.
Auftragsprozesse ansehenService & Telefon
Für Gespräche, Tickets und Serviceanliegen, die aufgenommen, zusammengefasst, zugeordnet und im vorhandenen System dokumentiert werden.
Serviceprozesse ansehenProduktion & Technik
Für technische Informationen, Produktionsunterlagen, Zeichnungen oder Meldungen, die erkannt und für Planung oder Bearbeitung nutzbar gemacht werden.
Technische Prozesse ansehenSo arbeitet ein verlässlicher KI-Workflow
- Erfassen: E-Mail, Dokument, Formular, Telefonnotiz, Bild oder Datei geht ein.
- Verstehen: Relevante Inhalte werden erkannt, klassifiziert und strukturiert.
- Prüfen: Regeln, Stammdaten, vorhandene Vorgänge und definierte Grenzen werden einbezogen.
- Übergeben: Das Ergebnis wird in ERP, CRM, DMS, E-Mail, Aufgabe oder Dashboard bereitgestellt.
- Kontrollieren: Unklare oder sensible Fälle werden mit Begründung an einen Menschen eskaliert.
Wir automatisieren nicht nur einen einzelnen KI-Schritt. Wir gestalten den vollständigen Weg vom Eingang bis zur kontrollierten Weiterverarbeitung – einschließlich Schnittstellen, Verantwortlichkeiten, Ausnahmen und späterem Betrieb.
Beginnen Sie nicht mit einer KI-Strategie. Beginnen Sie mit einem Prozess.
Der sinnvollste Einstieg ist ein Ablauf, den Ihr Team heute genau kennt: wiederkehrend, zeitaufwendig, regelbasiert und mit ausreichend Beispielen. Im Prozess-Check prüfen wir, ob sich der Vorgang eignet, welche Informationen benötigt werden und welcher erste Pilot realistisch ist.
Geeignet für einen ersten Pilot
- Der Vorgang tritt regelmäßig und in ähnlicher Form auf.
- Eingang und gewünschtes Ergebnis lassen sich klar beschreiben.
- Ein erheblicher Anteil besteht aus Lesen, Zuordnen, Prüfen oder Übertragen.
- Fachliche Regeln und reale Beispieldaten sind verfügbar.
- Erfolg kann an Zeit, Durchlauf, Fehlern oder Rückfragen gemessen werden.
Noch nicht der richtige Ausgangspunkt
- Der Prozess ändert sich bei jedem einzelnen Fall vollständig.
- Verantwortlichkeiten und Sollablauf sind ungeklärt.
- Es fehlen sowohl Daten als auch fachliche Ansprechpartner.
- Eine KI soll Entscheidungen übernehmen, deren Regeln niemand vertreten kann.
Keine KI-Show. Ein messbarer betrieblicher Ablauf.
Ein guter Workflow muss nicht spektakulär aussehen. Er muss im Alltag zuverlässig arbeiten. Deshalb definieren wir vor dem Pilot, welche Kennzahl sich verändern soll und wo menschliche Kontrolle notwendig bleibt.
| Mögliche Kennzahl | Beispiel der Messung | Erzielte Verbesserung |
|---|---|---|
| Bearbeitungszeit | Aktive Minuten je Vorgang vor und nach Einführung | [PLATZHALTER: z. B. -35 % nach 3 Monaten Pilotbetrieb] |
| Durchlaufzeit | Zeit vom Eingang bis zur verwertbaren Weitergabe | [PLATZHALTER: z. B. von 2 Tagen auf 4 Stunden] |
| Rückfragen | Anzahl fehlender oder unklarer Angaben je Vorgang | [PLATZHALTER: z. B. von 4 auf 1 im Schnitt] |
| Übertragungen | Manuelle Kopier- und Erfassungsschritte | [PLATZHALTER] |
| Fehler / Nacharbeit | Korrekturen nach Übergabe an das Zielsystem | [PLATZHALTER] |
| Kapazität | Vorgänge je Mitarbeiter oder Team und Zeitraum | [PLATZHALTER] |
[PLATZHALTER Kundenzitat: „…" — Rolle, Branche, Bad Oeynhausen / NRW]
KI-Workflows live in Bad Oeynhausen erleben
Im KI-Zentrum NRW – einem Angebot der MATIK GmbH in Bad Oeynhausen – sehen Sie keine Sammlung von Zukunftsfolien. Wir zeigen reale Anwendungslogiken: Wie ein Postfach priorisiert wird, wie ein Dokument strukturiert in ein System gelangt, wie Regeln geprüft werden und wie ein Mensch einen Sonderfall übernimmt.
Bringen Sie gerne einen eigenen Prozess mit. Häufig wird bereits im Gespräch deutlich, ob ein Workflow technisch interessant, wirtschaftlich sinnvoll oder zunächst organisatorisch zu klären ist.
Briefing für Design und Fotografie:
- Standortmodul: reale, genutzte Räume in Bad Oeynhausen. Im Vordergrund arbeitet eine kleine Gruppe an einem konkreten Beispiel; Architektur und Atmosphäre bleiben erkennbar.
- Ergänzung: Außenaufnahme oder dezenter lokaler Bezug, nicht als touristisches Hauptmotiv.
- Beschriftung: „Klosterstraße 2 · 32545 Bad Oeynhausen" und ein klarer Anfahrtslink.
Praxislösungen statt anonymer Logo-Wand
Jede veröffentlichte Praxislösung zeigt den Ausgangsprozess, die verarbeiteten Informationen, die angebundenen Systeme, die Kontrollpunkte und das erreichte Ergebnis. Wo Kundendaten vertraulich sind, werden Abläufe anonymisiert – aber nicht in allgemeine Werbeaussagen aufgelöst.
Vertriebsanfragen automatisch vorsortieren
Ein zentrales Postfach enthält Produktanfragen, Rückfragen und nicht relevante Eingänge. Der Workflow erkennt Anliegen, Produktbezug, Kundendaten und Dringlichkeit, ergänzt CRM-Kontext und bereitet die Bearbeitung vor.
Ablauf ansehenBestellungen aus PDF für das ERP vorbereiten
Positionen, Mengen und Termine werden aus unterschiedlichen Kundenbestellungen manuell übertragen. Der Workflow strukturiert Positionen, gleicht Artikel und Preise ab, markiert Abweichungen und bereitet den ERP-Vorgang vor.
Ablauf ansehenTelefonische Anliegen strukturiert dokumentieren
Gesprächsinhalte und Rückrufgründe werden uneinheitlich notiert. Der Workflow nimmt Angaben strukturiert auf, stellt den Kundenbezug her, bewertet Dringlichkeit und bereitet Aufgabe oder Ticket vor.
Ablauf ansehenPasst das zu Ihrem Unternehmen?
Das KI-Zentrum arbeitet besonders gut mit Unternehmen, die bereits digital organisiert sind, aber zwischen ihren Systemen noch zu viel manuelle Informationsarbeit haben. Ein vorhandenes ERP ist kein Hindernis – häufig ist es gerade der notwendige Zielpunkt für einen sinnvollen Workflow.
| Das passt häufig | Das klären wir zuerst |
|---|---|
| ERP, CRM, DMS oder M365 sind vorhanden | Welche Schnittstellen oder sicheren Übergaben möglich sind |
| Viele ähnliche E-Mails oder Dokumente | Welche Varianten und Ausnahmen wirklich vorkommen |
| Fachabteilung kennt Regeln und Probleme | Wer diese Regeln für den Pilot verbindlich entscheidet |
| Zeitdruck oder Fachkräftemangel | Ob Automatisierung den Engpass tatsächlich reduziert |
| Interesse an Förderung | Ob Vorhaben, Zeitpunkt und Programm zusammenpassen |
Häufige Fragen
Nein. In vielen Projekten bleibt das bestehende System unverändert. Der Workflow liest Informationen aus erlaubten Quellen, bereitet Daten auf und übergibt sie über API, Datenbank, Datei, E-Mail oder einen kontrollierten Zwischenschritt. Welche Variante sinnvoll ist, wird gemeinsam mit Ihrer IT entschieden.
Nein. Ein belastbarer Ablauf kann klassische Regeln, OCR, Datenabgleich, Automatisierung und Sprachmodelle kombinieren. Entscheidend ist nicht, möglichst viel KI einzusetzen, sondern den Prozess zuverlässig und wirtschaftlich abzubilden.
Für kritische Felder und Entscheidungen werden Schwellenwerte, Pflichtprüfungen und Ausnahmewege definiert. Der Vorgang wird dann nicht unbemerkt weiterverarbeitet, sondern mit den erkannten Informationen und einer Begründung an einen Menschen übergeben.
Ja. Ein klar abgegrenzter Pilot ist der bevorzugte Einstieg. Er zeigt mit realen Beispielen, ob Datenqualität, Regeln, Integration und Nutzen zusammenpassen, bevor ein größerer Rollout beginnt.
Welcher Prozess kostet Sie heute unnötig Zeit?
Beschreiben Sie den Ablauf in wenigen Sätzen. Wir prüfen, ob er sich für einen kontrollierten KI-Workflow eignet und welcher nächste Schritt sinnvoll ist.
Fachliche Prüfung durch einen Menschen, keine automatische Standardauswertung.
