KI-Zentrum NRW Vom PDF-Auftrag zum geprüften ERP-Vorgang.
Bei Zulieferer Maschinenbau, rund 220 Mitarbeitende wurde der bisherige manuelle Ablauf durch einen kontrollierten Workflow neu organisiert.
Briefing für Design und Fotografie:
- Hero: echter Anwendungsscreen oder Vorher-Nachher-Prozessgrafik. Kundenlogo nur mit Freigabe.
- Caption: ein Satz erklärt exakt, was sichtbar ist – zum Beispiel „Prüfansicht mit Originalbestellung, erkannten Positionen und markierter Preisabweichung".
- Video optional: 30 bis 90 Sekunden, stumm mit Untertiteln verständlich. Keine Kundendaten und keine ungesicherten Aussagen.
Die Ausgangslage
Kundenbestellungen kommen als PDF-Anhang, teilweise als Portal-Export. Die Auftragserfassung öffnet das Dokument, sucht Kundennummer und Artikel, rechnet Verpackungseinheiten um, vergleicht Preise mit dem Angebot und tippt den Vorgang im ERP. Bei mehrseitigen Bestellungen mit vielen Positionen ist das ein langer, unterbrechungsanfälliger Vorgang. Fehler fallen häufig erst nach der Auftragsbestätigung auf.
| Prozess | Auftrag & Einkauf |
|---|---|
| Prozess | Auftragserfassung Vertriebsinnendienst |
| Eingänge | PDF-Bestellung, Begleit-E-Mail, Portal-Export |
| Volumen | täglich |
| Beteiligte Systeme | ERP, Artikel- und Preisstamm, DMS |
| Hauptproblem | Erfassungsaufwand und Korrekturen nach Übergabe |
| Ziel | Geprüfter, vollständiger Auftragsvorschlag vor der ERP-Buchung |
Vorher und nachher
Der Ablauf bisher
- Bestellung wird aus der E-Mail geöffnet.
- Kunde und Rahmenvertrag werden gesucht.
- Positionen werden gelesen, Kundenartikel manuell zugeordnet.
- Mengen, Einheiten und Preise werden geprüft und übertragen.
- Abweichungen werden per E-Mail oder Telefon geklärt.
Der entwickelte Workflow
- Eingang erfassen. Bestellung und Begleitmail werden übernommen, der Dokumenttyp wird bestimmt und das Original im DMS abgelegt.
- Inhalte verstehen. Kopfdaten und Positionszeilen inklusive Kundenartikelnummer, Menge, Einheit, Preis und Termin werden extrahiert und normalisiert.
- Regeln und Daten prüfen. Kunde, Artikel-Mapping, Preisliste, Mindestmenge, Verpackungseinheit und Liefertermin werden gegen Stammdaten und Toleranzen geprüft.
- Ergebnis vorbereiten. Eine Prüfansicht zeigt Originalausschnitt und erkannten Wert nebeneinander; freigegebene Vorgänge gehen über die vereinbarte Importlogik ins ERP.
- Ausnahmen kontrollieren. Unbekannte Artikel, Preisabweichungen über Toleranz und unplausible Termine werden markiert und ohne Vorabbuchung zur Entscheidung vorgelegt.
Eine Position enthält eine Kundenartikelnummer, die nicht im Mapping steht. Der Workflow bucht nicht, sondern zeigt den Dokumentausschnitt mit drei Vorschlägen aus dem Artikelstamm und der Bezeichnung des Kunden.
Technische Einbindung
| Baustein | Projektangabe |
|---|---|
| Datenquelle | Postfach Auftragserfassung, Portal-Export |
| Erkennung / KI | Dokumentklassifikation, Feld- und Tabellenextraktion inklusive Positionszeilen |
| Regelprüfung | Artikel-Mapping, Preistoleranz, Einheitenumrechnung, Pflichtfelder |
| Orchestrierung | Workflow-Plattform mit Prüfansicht und Freigaberolle |
| Zielsystem | ERP über vereinbarten Importweg, Original im DMS verknüpft |
| Betrieb | Nach Freigabe des Kunden dokumentiert |
| Monitoring | Feldgenauigkeit je Dokumenttyp, Korrekturquote, Importfehler |
Das Ergebnis
Die Erfassung wird zur Prüfung. Statt Positionen abzutippen, kontrolliert die Sachbearbeitung markierte Abweichungen und gibt frei. Fehler treten früher zutage – vor der Auftragsbestätigung statt danach – und das Original bleibt mit dem Vorgang verknüpft.
Feldgenauigkeit und Korrekturquote werden je Dokumenttyp erhoben. Zeitwerte werden erst nach abgeschlossener Vorher-Nachher-Messung veröffentlicht.
Was bewusst nicht automatisiert wurde
Aufträge mit abweichenden Konditionen, Rahmenvertragsänderungen und Sonderfreigaben bleiben vollständig manuell. Der Workflow bucht nie ohne Freigabe.
Nächster Ausbau
Vorgesehen ist die Ausweitung auf Auftragsbestätigungen von Lieferanten im Einkauf.
Ist Ihr Prozess ähnlich?
Jeder Betrieb hat eigene Regeln, Daten und Systeme. Der gezeigte Workflow ist deshalb kein Plug-and-play-Versprechen, sondern ein belastbarer Ausgangspunkt für die Prüfung Ihres Ablaufs.
Fachliche Prüfung durch einen Menschen, keine automatische Standardauswertung.
