KI-Zentrum NRW Aus wechselnden Formularen wird ein einheitlicher Datensatz.
Bei Technische Dienstleistung, rund 60 Mitarbeitende wurde der bisherige manuelle Ablauf durch einen kontrollierten Workflow neu organisiert.
Briefing für Design und Fotografie:
- Hero: echter Anwendungsscreen oder Vorher-Nachher-Prozessgrafik. Kundenlogo nur mit Freigabe.
- Caption: ein Satz erklärt exakt, was sichtbar ist – zum Beispiel „Prüfansicht mit Originalbestellung, erkannten Positionen und markierter Preisabweichung".
- Video optional: 30 bis 90 Sekunden, stumm mit Untertiteln verständlich. Keine Kundendaten und keine ungesicherten Aussagen.
Die Ausgangslage
Kunden und Partner senden Formulare in eigenen Layouts: als ausgefülltes PDF, als Scan, gelegentlich als Foto. Die Sachbearbeitung erkennt zuerst, um welchen Vorgang es geht, und überträgt danach Feld für Feld in die Fachanwendung. Unvollständige Formulare fallen erst bei der Erfassung auf, die Rückfrage kostet einen weiteren Tag.
| Prozess | Dokumente & Daten |
|---|---|
| Prozess | Formularerfassung Sachbearbeitung |
| Eingänge | PDF, Scan, Foto |
| Volumen | täglich |
| Beteiligte Systeme | Fachanwendung, Datenbank, DMS |
| Hauptproblem | Erfassungszeit und späte Erkennung fehlender Pflichtangaben |
| Ziel | Strukturierte, geprüfte Daten mit früher Rückfrage |
Vorher und nachher
Der Ablauf bisher
- Dokument wird geöffnet und der Formulartyp erkannt.
- Passende Maske in der Fachanwendung wird gewählt.
- Felder werden gelesen und übertragen.
- Fehlende Pflichtangaben werden bemerkt.
- Rückfrage an den Absender, Vorgang bleibt liegen.
Der entwickelte Workflow
- Eingang erfassen. Das Dokument wird übernommen, die Bildqualität geprüft und bei Bedarf vorverarbeitet.
- Inhalte verstehen. Formulartyp und Version werden klassifiziert, danach werden die im Zielschema definierten Felder extrahiert.
- Regeln und Daten prüfen. Datentypen, zulässige Werte, Pflichtfelder und Abhängigkeiten zwischen Feldern werden kontrolliert.
- Ergebnis vorbereiten. Geprüfte Datensätze gehen an die Fachanwendung, das Original bleibt verknüpft.
- Ausnahmen kontrollieren. Unklare Werte werden im Originaldokument hervorgehoben und in der Prüfansicht mit Korrekturvorschlag vorgelegt.
Ein handschriftlich ergänztes Feld liegt unter der Konfidenzschwelle. Der Workflow übernimmt den Wert nicht, sondern markiert die Stelle im Scan und fordert eine Prüfung an.
Technische Einbindung
| Baustein | Projektangabe |
|---|---|
| Datenquelle | Überwachte Ablage und Postfach |
| Erkennung / KI | Dokumentklassifikation und Feldextraktion mit OCR-Vorverarbeitung |
| Regelprüfung | Zielschema mit Pflichtfeldern, Datentypen und Wertebereichen |
| Orchestrierung | Workflow mit Prüfansicht und protokollierten Korrekturen |
| Zielsystem | Fachanwendung über definierten Import, Original im DMS |
| Betrieb | Nach Freigabe des Kunden dokumentiert |
| Monitoring | Feldgenauigkeit, Korrekturquote, Anteil unvollständiger Eingänge |
Das Ergebnis
Unvollständige Formulare fallen sofort auf, nicht erst bei der Erfassung – die Rückfrage geht am selben Tag raus. Die Sachbearbeitung prüft markierte Felder, statt vollständige Masken abzutippen.
Erfassungszeit und Feldgenauigkeit werden je Formulartyp gemessen; Veröffentlichung nach dokumentierter Messmethode.
Was bewusst nicht automatisiert wurde
Inhaltliche Bewertung der Formularangaben und die Entscheidung über den Vorgang bleiben bei der Fachrolle.
Nächster Ausbau
Geplant ist die Aufnahme zweier weiterer Formulartypen mit Positionstabellen.
Ist Ihr Prozess ähnlich?
Jeder Betrieb hat eigene Regeln, Daten und Systeme. Der gezeigte Workflow ist deshalb kein Plug-and-play-Versprechen, sondern ein belastbarer Ausgangspunkt für die Prüfung Ihres Ablaufs.
Fachliche Prüfung durch einen Menschen, keine automatische Standardauswertung.
