KI-Zentrum NRW Die Planung startet mit vollständigen Informationen statt mit Sammelarbeit.
Bei Metallverarbeitung, rund 130 Mitarbeitende wurde der bisherige manuelle Ablauf durch einen kontrollierten Workflow neu organisiert.
Briefing für Design und Fotografie:
- Hero: echter Anwendungsscreen oder Vorher-Nachher-Prozessgrafik. Kundenlogo nur mit Freigabe.
- Caption: ein Satz erklärt exakt, was sichtbar ist – zum Beispiel „Prüfansicht mit Originalbestellung, erkannten Positionen und markierter Preisabweichung".
- Video optional: 30 bis 90 Sekunden, stumm mit Untertiteln verständlich. Keine Kundendaten und keine ungesicherten Aussagen.
Die Ausgangslage
Vor der Wochenplanung trägt die Arbeitsvorbereitung Informationen aus ERP-Auftrag, Zeichnungen, Kundenmails und einer Excel-Liste zusammen. Fehlt eine Angabe, wird nachgefragt; bis zur Antwort bleibt der Auftrag in der Schwebe. Die eigentliche Planungsentscheidung nimmt weniger Zeit in Anspruch als die Vorbereitung.
| Prozess | Produktion & Technik |
|---|---|
| Prozess | Vorbereitung der Produktionsplanung |
| Eingänge | ERP-Auftrag, Zeichnung, E-Mail, Excel |
| Volumen | wöchentlich, vor jedem Planungslauf |
| Beteiligte Systeme | ERP, DMS, Dateiablage |
| Hauptproblem | Vorbereitungszeit und späte Rückfragen |
| Ziel | Vollständige Entscheidungsgrundlage zum Planungstermin |
Vorher und nachher
Der Ablauf bisher
- Auftragsliste wird aus dem ERP gezogen.
- Zeichnungen und Materialangaben werden gesucht.
- Kundenmails werden nach Terminzusagen durchsucht.
- Fehlende Angaben werden per Rückfrage geklärt.
- Planungsliste wird manuell zusammengestellt.
Der entwickelte Workflow
- Eingang erfassen. Offene Aufträge, zugehörige Dokumente und relevante Nachrichten werden je Planungslauf zusammengeführt.
- Inhalte verstehen. Termine, Materialangaben, Mengen und Hinweise werden aus den Quellen extrahiert und einem Auftrag zugeordnet.
- Regeln und Daten prüfen. Pflichtmerkmale je Auftragsart, Materialverfügbarkeit im ERP und Terminlogik werden geprüft.
- Ergebnis vorbereiten. Eine strukturierte Vorlage je Auftrag mit Status vollständig / offen / widersprüchlich geht an die Planung.
- Ausnahmen kontrollieren. Widersprüchliche Termine und fehlende Pflichtmerkmale erscheinen als offene Punkte mit Quellenangabe.
Ein Kunde hat den Termin per E-Mail verschoben, im ERP steht der alte Wert. Der Workflow plant nicht um, sondern legt beide Angaben mit Quelle nebeneinander zur Klärung.
Technische Einbindung
| Baustein | Projektangabe |
|---|---|
| Datenquelle | ERP lesend, DMS, definiertes Postfach |
| Erkennung / KI | Extraktion und Zuordnung von Terminen, Mengen und Hinweisen aus Freitext und Dokumenten |
| Regelprüfung | Pflichtmerkmale je Auftragsart, Terminplausibilität, Materialabgleich |
| Orchestrierung | Geplanter Lauf vor jedem Planungstermin |
| Zielsystem | Planungsvorlage und Aufgabenliste für offene Punkte |
| Betrieb | Nach Freigabe des Kunden dokumentiert |
| Monitoring | Anteil vollständiger Vorgänge, offene Punkte je Lauf |
Das Ergebnis
Die Planungsrunde beginnt mit einer geprüften Liste statt mit Sammelarbeit. Offene Punkte sind vorher bekannt und mit Quelle belegt, sodass Rückfragen vor dem Termin statt danach entstehen.
Vorbereitungszeit und Anteil vollständiger Aufträge werden über mehrere Planungsläufe erhoben.
Was bewusst nicht automatisiert wurde
Die Planungsentscheidung, Priorisierung und Kapazitätszuordnung bleiben vollständig bei der Arbeitsvorbereitung.
Nächster Ausbau
Geplant ist die Einbindung aktueller Kapazitätsdaten als zusätzliche Prüfgröße.
Ist Ihr Prozess ähnlich?
Jeder Betrieb hat eigene Regeln, Daten und Systeme. Der gezeigte Workflow ist deshalb kein Plug-and-play-Versprechen, sondern ein belastbarer Ausgangspunkt für die Prüfung Ihres Ablaufs.
Fachliche Prüfung durch einen Menschen, keine automatische Standardauswertung.
