KI-Zentrum NRW Zeichnungen finden ihren Vorgang, bevor jemand sucht.
Bei Sondermaschinenbau, rund 180 Mitarbeitende wurde der bisherige manuelle Ablauf durch einen kontrollierten Workflow neu organisiert.
Briefing für Design und Fotografie:
- Hero: echter Anwendungsscreen oder Vorher-Nachher-Prozessgrafik. Kundenlogo nur mit Freigabe.
- Caption: ein Satz erklärt exakt, was sichtbar ist – zum Beispiel „Prüfansicht mit Originalbestellung, erkannten Positionen und markierter Preisabweichung".
- Video optional: 30 bis 90 Sekunden, stumm mit Untertiteln verständlich. Keine Kundendaten und keine ungesicherten Aussagen.
Die Ausgangslage
Technische Unterlagen kommen als E-Mail-Anhang, über Kundenportale und aus internen Ordnern. Dateinamen sind uneinheitlich, Revisionen stehen mal im Namen, mal nur im Schriftfeld. Die Arbeitsvorbereitung sucht die passende Zeichnung, prüft, ob es eine neuere Revision gibt, und legt sie im richtigen Projektordner ab. Gelegentlich wird mit einem veralteten Stand gearbeitet.
| Prozess | Produktion & Technik |
|---|---|
| Prozess | Eingang und Ablage technischer Dokumente |
| Eingänge | PDF, Scan, CAD-Export |
| Volumen | täglich |
| Beteiligte Systeme | DMS/PDM, ERP-Auftrag, Projektablage |
| Hauptproblem | Suchzeit und Risiko falscher Revisionen |
| Ziel | Eindeutige Zuordnung mit sichtbarem Revisionsstand |
Vorher und nachher
Der Ablauf bisher
- Dokument wird aus E-Mail oder Portal geladen.
- Zeichnungsnummer wird im Schriftfeld gesucht.
- Projekt und Auftrag werden zugeordnet.
- Vorhandene Revision wird verglichen.
- Datei wird umbenannt und abgelegt.
Der entwickelte Workflow
- Eingang erfassen. Neue Dokumente aus Postfach und überwachter Ablage werden übernommen.
- Inhalte verstehen. Dokumentart, Zeichnungsnummer, Revision, Projekt und Bauteilbezug werden aus Schriftfeld und Inhalt erkannt.
- Regeln und Daten prüfen. Erkannte Werte werden gegen DMS/PDM und offene Aufträge abgeglichen; ältere Revisionen werden erkannt.
- Ergebnis vorbereiten. Das Dokument wird mit Vorgang, Revision und Zeitstempel als explizite Felder verknüpft abgelegt.
- Ausnahmen kontrollieren. Unklare Nummern, fehlende Revisionsangaben und Widersprüche zur vorhandenen Version gehen an die technische Rolle.
Ein Dokument trägt dieselbe Zeichnungsnummer wie eine vorhandene Datei, aber keinen Revisionsvermerk. Der Workflow legt es nicht ab, sondern stellt beide Stände zur Entscheidung gegenüber.
Technische Einbindung
| Baustein | Projektangabe |
|---|---|
| Datenquelle | Postfach, überwachte Ablage, Portal-Download |
| Erkennung / KI | Klassifikation und Extraktion aus Schriftfeld und Dokumentinhalt |
| Regelprüfung | Abgleich mit DMS/PDM-Nummernkreis, Revisionslogik, Auftragsbezug |
| Orchestrierung | Workflow mit Freigabeschritt vor Ablage |
| Zielsystem | DMS/PDM mit expliziten Feldern für Nummer und Revision |
| Betrieb | Nach Freigabe des Kunden dokumentiert |
| Monitoring | Zuordnungsquote, Ausnahmen, gemeldete Versionskonflikte |
Das Ergebnis
Die Arbeitsvorbereitung startet mit einem zugeordneten Dokument statt mit einer Suche. Revisionskonflikte werden beim Eingang sichtbar – also bevor gefertigt wird – und nicht erst in der Werkstatt.
Zuordnungsquote und Suchzeit werden über einen definierten Zeitraum erhoben.
Was bewusst nicht automatisiert wurde
Die technische Freigabe eines Standes und Änderungen am Dokument bleiben im vorhandenen PDM-Freigabeprozess.
Nächster Ausbau
Vorgesehen ist der automatische Vergleich zweier Revisionen mit Hervorhebung relevanter Abweichungen.
Ist Ihr Prozess ähnlich?
Jeder Betrieb hat eigene Regeln, Daten und Systeme. Der gezeigte Workflow ist deshalb kein Plug-and-play-Versprechen, sondern ein belastbarer Ausgangspunkt für die Prüfung Ihres Ablaufs.
Fachliche Prüfung durch einen Menschen, keine automatische Standardauswertung.
